OA用品の見積もりは、使用実績から算出して経費節減
December 7, 2011, 04:13
私はとある会社の総務をやっており、社員が日々使っているOA用品の見積もりを業者に提出して発注するのは、私の大事な仕事です。総務と言えば、一般的に非生産部門と言われ、先行きが見えない昨今の不景気の中、立場的に肩身が狭いと感じる時は少なからずあります。だから、非生産部門であっても陰ながらではありますが、出来る範囲で、経費を節減する努力をしようと常々考えています。そこで、今取り組んでいるのが、OA用品にかける経費節減です。
特に着目したのは、社員がよく使用するペンやノート、消しゴム、付箋などの文具用品についてです。社員からするとタダで好きなだけ自由に使えるものといった認識で、会社の経費で購入しているものという意識が低いと感じていました。そこで、社員には大事に文具用品を使ってもらえるように、誰がどんな用品を何個使うのかを設置したノートに記載してもらうようにしました。そうすることで、社員一人一人が自分の使用歴を視認でき、無駄に使っていないかを考える材料になります。私は、この情報から、OA用品の見積もりにおける経費節減を検討しました。
検討した結果、OA用品の見積もりを作成するにあたり、社員が記録した文具用品の使用歴から、頻繁に使用される文具や個数をはじき、消費された分だけ補えるようにしました。つまり、使用歴＝使用実績となることから、無駄のない見積書が作成されることになるのです。これまで何となく文具が減っているから発注というやり方でしたが、厳密に意味のある数値で発注できるようになり僅かですが経費節減につながると思います。